VCAT hat für die Vernetzungsstelle Brandenburg eine passgenaue Kontaktdatenbank auf Basis von vtiger CRM umgesetzt. Die Vernetzungsstelle ist ein Projekt der Deutschen Gesellschaft für Ernährung (DGE) im Auftrag des Ministeriums für Soziales, Gesundheit, Integration und Verbraucherschutz Brandenburg (MSGIV) und unterstützt landesweit Kommunen, Kitas, Schulen und Senioreneinrichtungen dabei, die Qualität der Gemeinschaftsverpflegung zu verbessern. Sie bietet praxisnahe Beratung, fördert den fachlichen Austausch und entwickelt digitale Werkzeuge wie z.B. das „Unser Schulessen“-Tool oder das Anbieterverzeichnis für Essenanbieter.

Individuelle CRM-Lösung mit Fokus auf Datenschutz

Im Rahmen ihrer Aktivitäten benötigt die Vernetzungsstelle eine zentrale und datenschutzkonforme Verwaltung ihrer Kontakte. Bestehende Daten lagen bislang in Excel-Tabellen oder Outlook-Verzeichnissen vor. Ziel war eine interne Lösung, die DSGVO-Vorgaben erfüllt und gleichzeitig flexibel erweiterbar ist. Nach ersten Überlegungen, ein weiteres WordPress-Modul zu bauen, fiel die Entscheidung zugunsten des vtiger CRMs. Auch wegen der erweiterten Möglichkeiten im Bereich Datenstruktur und Automatisierung.

Die Umsetzung umfasste die Einrichtung individueller Felder auf Basis einer gelieferten Spezifikation, die mithilfe des LayoutEditors umgesetzt wurde. Bestehende Feldbezeichnungen und Reportordner wurden über Sprachdateien angepasst und auf Deutsch übersetzt. Die vorhandenen Excel-Daten bereitete VCAT auf und importierte sie über das CRM-eigene Importmodul.

Ein besonderer Fokus lag auf dem Datenschutz. Zum Einsatz kamen die hauseigenen vtiger-Erweiterungen VCATDoi und VCATShortLink, die den Double-Opt-In-Prozess abbilden. Durch einen automatisierten Workflow wird sichergestellt, dass bestehende Kontakte alle zwei Jahre eine E-Mail erhalten, in der sie um Bestätigung ihrer Datenfreigabe gebeten werden. Reagieren sie nicht, bleiben die vorhandenen Daten bestehen – eine Lösung, die Datenschutz und Arbeitsaufwand in Einklang bringt. Ein ursprünglich vorhandener Fehler im CRM, der zeitgesteuerte Workflows verhinderte, wurde außerdem durch Integration eines offiziellen Patches behoben.

Mit der neuen Lösung verfügt die Vernetzungsstelle Brandenburg nun über ein datenschutzkonformes und zukunftsfähiges CRM-System, das die interne Arbeit deutlich erleichtert und gleichzeitig rechtskonform absichert.